Die Nebenkostenabrechnung ist ein wichtiger Bestandteil der Vermietung, da sie die tatsächlich angefallenen Betriebskosten einer Wohnung auf die Mieter umlegt. In Deutschland muss sie transparent, nachvollziehbar und rechtzeitig (spätestens 12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums) erstellt werden.

 Hier ist eine detaillierte Übersicht über die Anforderungen, Bestandteile und Vorgehensweise zur Erstellung einer rechtssicheren Nebenkostenabrechnung:

 

1.    Gesetzliche Grundlagen und Fristen

-       Abrechnungszeitraum: In der Regel ein Jahr, meistens vom 1. Januar bis 31. Dezember. 

-       Abgabefrist: Spätestens 12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums (z. B. für 2024 bis spätestens 31.12.2025). 

-       Widerspruchsfrist für Mieter: Ein Jahr nach Erhalt der Abrechnung.

  

2.    Erlaubte Nebenkosten gemäß Betriebskostenverordnung (BetrKV)

 

Laut § 2 BetrKV können folgende Kosten umgelegt werden: 

-       Grundsteuer

-       Wasserversorgungskosten

-       Entwässerungskosten

-       Heizkosten und Warmwasserkoste 

-       Kosten für Aufzug

-       Straßenreinigung und Müllbeseitigun

-       Hausreinigung und Ungezieferbekämpfung

-       Gartenpflege 

-       Beleuchtung (z. B. Treppenhaus, Keller)

-       Schornsteinreinigung 

-       Sach- und Haftpflichtversicherung 

-       Hauswartkosten (ohne Instandhaltungsanteil) 

-       Kosten für Gemeinschaftsantennen und Breitbandanschluss 

Sonstige Betriebskosten (müssen im Mietvertrag klar definiert sein, z. B. für Gemeinschaftswaschräume oder den Betrieb eines Schwimmbads).

 

3.     Verteilerschlüssel

Die Nebenkosten können auf unterschiedliche Weise verteilt werden: 

-       Flächenmaßstab: Nach Wohnfläche (m²) der einzelnen Mietparteien.  

-       Personenzahl: Anzahl der in der Wohnung lebenden Personen (z. B. bei Müllgebühren oder Wasserverbrauch). 

-       Wohneinheiten: Gleichmäßige Aufteilung auf alle Parteien (z. B. bei Gemeinschaftsantennen). 

-       Verbrauchsabhängig z. B. Heizkosten nach individuellem Verbrauch laut Heizkostenverordnung (mind. 50 % bis max. 70 % verbrauchsabhängig).

 

à Wichtig: Der verwendete Verteilerschlüssel muss im Mietvertrag festgelegt sein oder anderweitig mit den Mietern vereinbart werden.

  

4.     Inhalt und Aufbau der Nebenkostenabrechnung 

Eine rechtssichere Nebenkostenabrechnung sollte folgende Bestandteile enthalten: 

 

(1) Einleitung und Abrechnungszeitraum:

-       Abrechnungszeitraum (z. B. 01.01.2024 bis 31.12.2024). 

-       Adresse der Wohnung und Name des Mieters.

 

(2) Angaben zur Berechnungsgrundlage: 

-       Größe der Wohnung in m² und ggf. Anzahl der Bewohner. 

-       Verteilerschlüssel je Kostenart.

 

(3) Auflistung der Nebenkosten nach Kostenarten: 

   Beispiel:

-       Grundsteuer: 1.200 € (Verteilerschlüssel: nach m²) 

-       Wasser/Abwasser: 800 € (nach Personen) 

-       Heizkosten: 2.500 € (verbrauchsabhängig) 

-       Müllabfuhr: 600 € (nach Personen) 

-       Hausmeister: 1.000 € (nach m²) 

-       Gartenpflege: 300 € (nach m²) 

-       Beleuchtung: 150 € (nach m²) 

-       Versicherung: 500 € (nach m²) 

 

Gesamtkosten: 7.050 € 

 

(4) Berechnung des Anteils für den Mieter:

-       Anteil des Mieters entsprechend des Verteilerschlüssels. 

-       Berechnung der monatlichen Vorauszahlungen und des Saldos: 

-       Gesamtkostenanteil des Mieters: 1.500 € 

-       Gezahlte Vorauszahlungen: 1.200 € 

-       Nachzahlung oder Guthaben: 300 € Nachzahlung 

 

(5) Zusammenfassung und Zahlungsaufforderung:

   - Angabe des Restbetrags (Nachzahlung oder Guthaben). 

   - Zahlungsziel und Bankverbindung bei Nachzahlung. 

   - Hinweis auf Widerspruchsfrist (ein Jahr nach Erhalt).

 

 

5.     Beispiel für eine Nebenkostenabrechnung 

 

Nebenkostenabrechnung für das Jahr 2024

Mieter: Max Mustermann

Wohnung: Musterstraße 1, 12345 Musterstadt

Abrechnungszeitraum: 01.01.2024 – 31.12.2024

 

1. Grundsteuer: 1.200 € (Verteilerschlüssel: nach m²)

   Anteil Mieter (80 m² von 800 m² Gesamtfläche): 120 €

 

2. Wasser/Abwasser: 800 € (nach Personen)

   Anteil Mieter (3 von 20 Personen): 120 €

 

3. Heizkosten: 2.500 € (verbrauchsabhängig)

   Anteil Mieter (laut Heizkostenverteiler): 250 €

 

4. Müllabfuhr: 600 € (nach Personen)

   Anteil Mieter: 90 €

 

5. Hausmeister: 1.000 € (nach m²)

   Anteil Mieter: 100 €

 

6. Gartenpflege: 300 € (nach m²)

   Anteil Mieter: 30 €

 

7. Beleuchtung: 150 € (nach m²)

   Anteil Mieter: 15 €

 

8. Versicherung: 500 € (nach m²)

   Anteil Mieter: 50 €

 

Gesamtkostenanteil des Mieters: 775 € 

Bereits gezahlte Vorauszahlungen: 700 € 

Nachzahlung: 75 € 

 

Bitte überweisen Sie die Nachzahlung bis zum 31.03.2025 auf folgendes Konto: 

Bank: Musterbank 

IBAN: DE12345678901234567890 

BIC: MUSDE123XXX 

 

Sie haben das Recht, innerhalb eines Jahres nach Erhalt dieser Abrechnung Einsicht in die Belege zu verlangen. 

 

6.    Tipps und Hinweise 

-       Belegeinsicht gewähren: Mieter haben das Recht, Einsicht in die Originalbelege zu nehmen. 

-       Rechtzeitige Zustellung sicherstellen (z. B. per Einschreiben). 

-       Transparente Darstellung der Berechnung und der Verteilerschlüssel zur Vermeidung von Streitigkeiten.